Checkliste Veranstaltungsplanung

To Do
 Wer?/ Bis wann?
 Check
1. Ziel festlegen
2. Zielgruppe und voraussichtliche Gruppengröße klären
3. Tag, Datum, Uhrzeit, Dauer festlegen
4. Budget klären
5. Veranstaltungsort klären
6. Übersetzung benötigt? Dolmetscher*innen anfragen

 
7. Referent*innen anfragen
8. Moderation klären
9. Ziele der Veranstaltung mit allen Beteiligten abstimmen
10. Ablauf festlegen

 
11. Einladungen und Ablauf fertigstellen

 
12.

Werbung für die Veranstaltung machen:

  • E-Mail Verteiler (eigene und von Kooperationspartner*innen)
  • Ankündigungen auf der eigenen Homepage
  • Ausgabe und Aushang von Flyern/Plakaten
  • Je nach Zielgruppe über Multiplikator*innen und/oder Beratungsstellen
  • Ankündigung in der Presse (ggf. 2 Wochen und 1 Woche vorher)
  • mündliche Akquise über Schlüsselpersonen der Zielgruppe

 
13. Teilnahmeliste vorbereiten, blanko oder mit Namen und Angabe der Mailadresse, um nach Abschluss der Veranstaltung das Protokoll versenden zu können

 

 
14. Nach Anmeldeschluss ggf. Bestätigung per Mail versenden + Anfahrt und Parkmöglichkeiten

 
15. Hinweise Datenschutz bzw. Fotohinweis vorbereiten
16. Teilnahmebestätigung/Zertifikat vorbereiten
17. Namensschilder vorbereiten/blanko-Namensschilder
18. Je nach Veranstaltung eine Sitzordnung vorbereiten
19. Packliste anfertigen
20. Kleines Dankeschön für die Referent*innen besorgen
21.

Bedarf Technik abfragen und mit Veranstaltungsort absprechen

  • Beamer
  • Laptop
  • Audiosystem/Boxen
  • Internet
22.

Bedarf Ausstattung abfragen und klären

  • Tische und Bestuhlung
  • Leinwand?
  • Stellwände vor Ort?
  • Flipchart?
23.

Welche Materialien werden benötigt?

  • Moderationskoffer
  • Flipchartpapier
  • Eddings/Whiteboardmarker
  • Stifte/Papier
24.

Teeküche vorhanden? Ausstattung klären: Tassen, Gläser, Kaffee, Tee, Kekse
25.

Gruppengröße abschließend klären/ggf. Anmeldeschluss abwarten
26.

Catering anfragen und ca. 1 Woche vorher Personenanzahl mitteilen (u.U. müssen mehrere Angebote eingeholt werden)
27.

 Während der Veranstaltung: Unterschriften auf Teilnahmeliste sicherstellen, Fotos für das Protokoll machen, Teilnahmebestätigung aushändigen, Evaluationsbögen ausfüllen lassen und einsammeln

 

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